Die vorliegende Recherche erfasst insgesamt 803 Einzelprojekte von 140 Künstler*innen an 252 Schulen im Zeitraum 1996 bis 2015. Da für die Regionalstelle Magdeburg aufgrund der abgelaufenen zehnjährigen Aufbewahrungspflicht für Projektunterlagen Eckdaten aus insgesamt fünf Jahren (1996, 1999, 2001, 2002, 2003) nicht mehr zugänglich sind, wurden selbige anhand der Vor- und Folgejahre sowie des Budgetverteilungsschlüssels des Berufsverbandes Bildender Künstler Sachsen-Anhalt geschätzt. Berechnet man diese Dunkelziffern ein, so ist von einer Gesamtzahl von etwa 926 Einzelprojekten auszugehen. Gleiches gilt für die Projektstundenanzahl, die sich durch die Schätzung von 12.891 auf 14.615 Stunden erhöht. Das bedeutet, dass für etwas mehr als 13% der durchgeführten Einzelprojekte keinerlei Angaben vorliegen. Die nachfolgende Tabelle zeigt die Lücken für die einzelnen Jahre auf.
Die Dokumentationen der Einzelprojekte konnten in die Recherche nicht einbezogen werden. Da für deren Form und Umfang überdies keine Vorgaben seitens der Projektträger existieren, hätte ihre systematische Sichtung nur wenig Sinn ergeben und zugleich einen unangemessen hohen zeitlichen Aufwand erfordert. Zudem sind Standort und Vollständigkeit der Unterlagen nicht mehr lückenlos zu ermitteln. Ein Großteil der Dokumentationen der Jahre vor 2001 befindet sich allerdings im Archiv der Cranach-Malschule in Lutherstadt Wittenberg, wird von dieser aktiv genutzt (Stand Januar 2017, siehe dazu auch Projekthistorie). Die Studie kann somit für Fragen zu bestimmten Projektspezifika keine Antworten liefern. Dies betrifft insbesondere Aussagen z. B. zu Klassenstufen, Gruppengrößen und -zusammensetzung, Projektdauer, Projektmonat(en), Projektformaten, künstlerischen Sparten, Integration in den regulären Unterricht und Freiwilligkeit der Teilnahme. Derartige Kennzahlen sollten zukünftig bei Bedarf definiert und für jedes Einzelprojekt einheitlich erfasst werden.
Bei der Visualisierung der Geodaten wurden Angaben zu den Wohnorten der Künstler*innen aus Datenschutzgründen nur anonymisiert verarbeitet und lediglich zusammenfassend, d.h. PLZ-genau dargestellt. In gleichem Sinne wurde auch mit den Namen der Künstler*innen verfahren und auf deren Nennung im Rahmen der Rechercheergebnisse verzichtet.
In der Untersuchung der Entfernungen zwischen den Wohnorten der Künstler*innen und den Schulstandorten fallen Künstler*innen mit nicht dokumentiertem bzw. (mittlerweile) außerhalb des Landes Sachsen-Anhalt liegendem Wohnsitz heraus. Somit finden lediglich 121 von 140 Künstler*innen (=86%) Eingang in diese spezifische Betrachtung.
Bei der Betrachtung der Kontinuität von Kooperationen zwischen Künstler*innen und Schulen finden einmalige Beteiligungen am Projekt keine Berücksichtigung und werden demzufolge herausgenommen. Die Datenbasis für den Gesamtzeitraum verschlankt sich dadurch auf 95 Künstler*innen, 127 Schulen und 691 Projekte.