Was ist eine e-Rechnung?
Eine e-Rechnung (Kurzform für: elektronische Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem sogenannten strukturierten elektronischen Format übermittelt, empfangen und elektronisch weiterverarbeitet werden kann.
PDF-Rechnungen sind keine Rechnungen in diesem Sinne (obwohl sie elektronisch versendet werden); im Grunde stellt eine e-Rechnung einen Datensatz dar, der die üblichen Pflichtangaben einer ordentlichen Rechnung enthalt, dabei jedoch nicht (mehr) durch das menschliche Auge lesbar ist, sondern über ein Programm ausgelesen wird. Dafür kann jedes Dateiformat verwendet werden, welches der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN-16931) entspricht – XML etwa ist ein gängiges Format. Hybride Formate, die neben dem maschinenlesbaren Teil nach wie vor einen menschenlesbaren Teil enthalten, sind ebenfalls zulässig.
Alle Rechnungen die nicht diesen Formaten entsprechen, gelten künftig als sonstige Rechnungen (Papierrechnung, PDF etc).
Für das Erstellen und Auslesen der neuen elektronischen Rechnungsformate lässt sich eine Vielzahl von Programmen finden.
Wer ist ab dem 1. Januar 2025 verpflichtet zur Ausstellung von e-Rechnungen?
Die neue Regelung gilt im sogenannten B2B-Bereich (Business to Business). Sie tangiert alle Unternehmen (also auch Selbstständige und Freiberufler:innen), die eine Leistung (Lieferung oder Dienstleistung), die im Inland steuerbar ist, an ein anderes Unternehmen ausführen/realisieren, wenn beide im Inland ansässig sind.
Die Regelung gilt nicht bei Geschäftsbeziehungen zu Privatkunden bzw. Endverbrauchern. Hier muss der Rechnungsempfänger seine explizite Zustimmung zum Erhalt einer e-Rechnung geben.
Kleinunternehmer:innen sind künftig zwar nicht verpflichtet, ihre Leistungen mit einer E-Rechnung abzurechnen. Allerdings besteht für sie ab dem 1. Januar 2025 die Pflicht, e-Rechnungen empfangen, auszulesen und archivieren zu können. Für den Empfang reicht ein E-Mail-Postfach aus, für das Auslesen stehen kostenfreie wie -pflichtige Programme zur Verfügung.
Bei der Einführung der e-Rechnung gilt eine Übergangszeit bis Ende 2026.
Sonstiges
Ausnahmen bestehen für Kleinstbetragrechnungen (bis zu 250,00 EUR brutto).
Verträge gelten ebenfalls als Rechnungen – allerdings muss hier für den ersten Teilleistungszeitraum eine e-Rechnung ausgestellt und der zugrunde liegende Vertrag als e-Rechnung beigefügt werden. Bei einer Änderung der Pflichtangaben muss eine neue e-Rechnung ausgestellt werden.