In der Pilotphase des Projekts von 2018 bis 2021 wurden ausgewählte Verzeichnisse in die Werkdatenbank eingepflegt, die eine Bandbreite an künstlerischen Gattungen, Generationen und regionaler Verteilung innerhalb von Sachsen-Anhalt abdecken. Die Pilotphase wurde von der Investitionsbank Sachsen-Anhalt im Rahmen des Programms „Digital Heritage“ finanziert. Die ersten drei Verzeichnisse wurden von Projektmitarbeiter und Kunsthistoriker Sven Pabstmann erstellt, für die restlichen Verzeichnisse übernahmen selbstständige Kunsthistoriker*innen die Dateneingabe. Fotodokumentationen konnten bei professionellen Fotograf*innen in Auftrag gegeben werden. Die Projektleitung übernahmen Sven Pabstmann (bis Ende 2020) und Jenny Weber (ab Anfang 2021).